Документация должна подробно рассказывать о вашей деятельности
Закон «О бухгалтерском учете» (“Grāmatvedības likums”) гласит, что бухгалтерию необходимо вести таким образом, чтобы любой квалифицированный в сфере учета независимый профессионал мог достоверно констатировать время начала сделки, а также подробно отследить ее ход. Это значит, что абсолютно любое действие, влияющее на состояние компании, должно быть тщательно задокументировано, а документы должны быть составлены таким образом, чтобы они имели юридическую силу.
Юридическая сила документа
Юридическая сила документа обеспечивает его применимость и применимость закона в конкретном случае на данной территории (в нашем случае — в Латвии). Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть соответствующе оформлен.
Подписывать или не подписывать
Одна из самых распространенных ошибок при выставлении счета — ссылка на статью закона «О бухгалтерском учете» (“Grāmatvedības likums”) без понимания того, в каких именно случаях на нее можно ссылаться и не подписывать счет. В этом случае все очень просто — если у вас есть другие подтверждающие сделку и имеющие юридическую силу документы, такие как акт приемки-передачи или договор, то подписывать его не обязательно. Однако если никаких других документов, имеющих юридическую силу и рассказывающих о сути сделки, нет, то счет надо подписывать.
Да, выписывая счет, нужно не только составить подробную картину состоявшейся сделки, но и позаботиться о том, чтобы этот документ имел юридическую силу. В нашей статье «Выставляем счет — список всех реквизитов» мы составили подробный список всей информации, которая должна содержаться в каждом вашем счете.
Ответственность бухгалтеров, и почему всегда лучше заключать договор
Когда бухгалтеры обращаются к клиенту с просьбой переделать счет или предоставить дополнительную информацию, такие просьбы часто воспринимаются с упреком в буквоедстве, на потворство которому у руководителя компании нет времени. Ответ в данном конфликте мы также найдем в «Законе о предотвращении легализации средств, полученных преступным путем, и финансирования терроризма и пролиферации» (“Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likums”).
В двадцатой статье закона говорится о гражданской ответственности бухгалтеров и других наблюдающих за деятельностью компаний субъектов. Констатируя наличие одноразовых сделок (с клиентами, которые не являются постоянными) или наблюдая за началом новых деловых отношений клиента с партнерами, мы обязаны:
- актуализировать информацию о хозяйственной деятельности клиента,
- убедиться в том, что сделки не вызывают подозрения и не содержат рисков легализации средств, полученных преступным путем.
Исходя из нашего опыта, при наличии факторов, когда обычная, казалось бы, сделка может быть оценена третьими лицами как сомнительная, всегда лучше заключить договор о сотрудничестве. Если речь идет о случайной одноразовой сделке, то в практику стоит ввести подписание актов приемки-передачи с подробным описанием услуги, периода ее предоставления и описанием требуемого качества. Это относится как к предоставляемым, так и получаемым услугам. При такой отлаженной дисциплине документооборота в компании вы сможете уверенно пройти любую проверку.