Mūsu blogs

Dokumentu sagatavošanas principi

Vai darījums faktiski ir noticis, un kāda ir sniegtā pakalpojuma būtība? Vai darījums ir pareizi un pietiekami detalizēti dokumentēts? Kā noteikt šo pietiekamības pakāpi? Atbildam uz šiem jautājumiem.

Dokumentācijai detalizēti jāatspoguļo jūsu darbība  


Grāmatvedības likums paredz, ka grāmatvedība jākārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kompetenta trešā persona varētu konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei. Tas nozīmē, ka jebkura darbība, kas ietekmē uzņēmuma stāvokli, ir rūpīgi jādokumentē, un dokumenti ir jāsagatavo tā, lai tiem būtu juridisks spēks.

Dokumenta juridiskais spēks


Dokumenta juridiskais spēks nodrošina tā piemērojamību un likuma piemērojamību konkrētā gadījumā konkrētā teritorijā (mūsu gadījumā – Latvijā). Lai dokuments būtu juridiski saistošs, tam jābūt pareizi noformētam.

Parakstīt vai neparakstīt


Viena no biežāk pieļautajām kļūdām, izrakstot rēķinu, ir atsaukšanās uz Grāmatvedības likuma pantu nesaprotot, kad tieši uz to var atsaukties un neparakstīt rēķinu. Šajā gadījumā viss ir ļoti vienkārši: ja jūsu rīcībā ir citi darījumu apliecinoši dokumenti, kuriem ir juridisks spēks, piemēram, pieņemšanas un nodošanas akts vai līgums, jums tas nav jāparaksta. Taču, ja citu juridiski saistošu dokumentu, kas atspoguļo darījuma būtību, nav, rēķins ir jāparaksta.

Tātad, izrakstot rēķinu, jums ne tikai detalizēti jāatspoguļo darījums, bet arī jārūpējas, lai šim dokumentam ir juridisks spēks. Rakstā “Izrakstām rēķinu: obligāto rekvizītu saraksts” esam apkopojuši detalizētu sarakstu ar visu informāciju, kas jāiekļauj katrā rēķinā.

Grāmatvežu atbildība, un kāpēc vienmēr ir labāk noslēgt līgumu


Kad grāmatveži lūdz klientam pārrakstīt rēķinu vai sniegt papildu informāciju, viņiem bieži vien tiek pārmesta “matu skaldīšana” un ka uzņēmuma vadītājam nav laika šādiem sīkumiem. Atbilde uz šo atrodama Noziedzīgi iegūto līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likumā.

Likuma divdesmitais pants nosaka grāmatvežu un citu uzņēmumu darbību uzraugošo subjektu civiltiesisko atbildību. Ja mēs konstatējam gadījuma rakstura darījumus (ar klientiem, kas nav pastāvīgi) vai jaunu darījuma attiecību uzsākšanu starp klientu un tā partneriem, mums ir pienākums: 
  • aktualizēt informāciju par klienta saimniecisko darbību,
  • pārliecināties, vai darījumi nav uzskatāmi par aizdomīgiem un nesatur noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas riskus.

Mūsu pieredze rāda, ka, pastāvot faktoriem, kuru dēļ šķietami parastu darījumu trešās personas var novērtēt kā aizdomīgu, vienmēr ir labāk noslēgt sadarbības līgumu. Ja tas ir gadījuma rakstura vienreizējs darījums, ir vērts parakstīt pieņemšanas un nodošanas aktu, detalizēti aprakstot pakalpojumu, norādot tā sniegšanas periodu un apstiprinot pieprasītās kvalitātes esamību. Tas attiecas gan uz sniegtajiem, gan saņemtajiem pakalpojumiem. Ar šādu labi disciplinētu dokumentu plūsmu uzņēmums droši izturēs jebkuru pārbaudi.
Darījumu un dokumentu noformēšana